Áp dụng nguyên tắc 5S trong thiết kế văn phòng

Vậy nguyên tắc 5S có nghĩa là gì?

Theo nghĩa gốc trong tiếng Nhật, 5S có nghĩ là: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).

Thứ tự đó cũng chính là quy trình để áp dụng thiết kế văn phòng theo 5S trong doanh nghiệp:

1/ Sàng lọc (Seiri): Tổng vệ sinh, sàng lọc và phân loại

Ở đây, tổ chức cần xác định và phân loại được các dụng cụ, đồ dùng theo tần suất sử dụng trong quá trình sản xuất, làm việc theo mức độ thường xuyên sử dụng, thỉnh thoảng sử dụng, sắp không cần nữa và hiện tại không còn dùng nữa.

Nguyên tắc thiết kế văn phòng làm việc đơn giản là “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”! Bởi các vận dụng thừa ra không dùng đến cũng gây ra lãng phí về mặt tiền bạc để cất giữ.

Việc sàng lọc nên được thực hiện theo những bước sau:

– Xác định mức độ hư hỏng, bụi bẩn / rò rỉ.

– Tổng vệ sinh.

– Tìm hiểu nguyên nhân của các hiện tượng tại hiện trường.

– Xác định khu vực xấu trong nhà máy hay phạm vi đang xét.

– Liệt kê thật chi tiết các nguyên nhân gây nên khu vực xấu.

– Quyết định phương án hành động hiệu quả.

– Lên kế hoạch cho việc triển khai.



2/ Sắp xếp (Seiton): Bố trí lại các khu vực

Sau khi sàng lọc và phân loại, thì đến giai đoạn này, mọi thứ cần được xếp đặt vào đúng chỗ của nó.

Dựa trên nguyên tắc tần suất sử dụng, tổ chức sẽ đưa ra phương án về vị trí sắp xếp hợp lý nhất:

– Những vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với vị trí làm việc

– Những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc.

Một ý tưởng hay để làm mới các khu vực là việc dùng màu sắc để phân biệt chúng với nhau. Như khu vực ăn uống, khu vực nghỉ ngơi, nơi làm việc, lối đi lại có thể được sơn những màu sắc khác nhau để mọi thứ ở đúng khu vực của nó.

Bên cạnh đó, các vật dụng trong lúc khẩn cấp như bình chữa cháy, ,thiết bị an toàn, lối thoát hiểm, .. Cũng cần được làm nổi bật lên.

3/ Sạch sẽ (Seiso): Giữ vệ sinh và kiểm tra

Lên kế hoạch cho việc kiểm vệ sinh thường xuyên để duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ.

Sự sạch sẽ là một điều kiện cơ bản cho chất lượng, vì vậy, một khi khu vực làm việc đã sạch sẽ, nó cần được duy trì.

Trách nhiệm cần được thiết lập và gắn cho nhân viên ở từng khu vực cụ thể và đảm bảo quy định rõ ràng về vai trò và trách nhiệm trong việc về sinh và kiểm tra.

Trong bước này, tổ chức cần thiết lập được các chu trình thường xuyên cho duy trì môi trường làm việc sạch sẽ hàng ngày, hàng tuần.

Việc đảm bảo vệ sinh sạch sẽ phải được thực hiện thường xuyên, liên tục, được giám sát, mọi nhân viên coi đó là niềm tự hào và giá trị đóng góp cho tổ chức.

4/ Săn sóc (Seiketsu): Duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp

Việc vệ sinh sạch sẽ cần xác định được tiêu chuẩn, làm cho chúng trở nên trực quan, dễ nhận, viết đối với nhân viên. Chẳng hạn như:

– Thiết kế văn phòng nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho các vị trí được quy định

– Hình thành các chỉ số cũng như cách nhận biết khi các tiêu chuẩn bị vượt

– Thiết lập phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn, xác định các vị trí,…



5/ Sẵn sàng (Shitsuke) – Hình thành thói quen và thực hành

Đây là bước khá khó khăn bởi tổ chức cần làm cho nhân viên tuân thủ các quy định.

Để làm được chữ S thứ 5 này, tổ chức cần hình thành và củng cố các thói quen thông qua hoạt động đào tạo và các quy định về khen thưởng, kỷ luật. Quy trình mới nên được thực hiện thông qua các hình ảnh trực quan hơn là lới nói, và luôn đảm bảo những người liên quan đều tham gia vào việc phát triển các tài liệu tiêu chuẩn. Hãy đảm bảo mọi người đều hiểu và thống nhất thực hiện bởi nếu không có đào tạo và kỷ luật, các bước khác của 5S sẽ không thể thành công.